Từ thay đổi phương thức làm việc vì COVID-19 đến cơ hội chuyển đổi số

Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 16/CT-TTg về thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch COVID-19, trong đó yêu cầu các cơ quan, đơn vị bố trí cho cán bộ, công chức, viên chức sử dụng công nghệ thông tin làm việc tại nhà.

Người lao động loay hoay, doanh nghiệp lúng túng

Từ ngày 1.4, cả nước thực hiện cách ly toàn xã hội, chỉ những ai có việc cần thiết mới ra khỏi nhà nên anh Nguyễn Văn Mạnh làm nghề marketing (quận Hà Đông-  Hà Nội) đã bắt đầu thực hiện làm việc tại nhà. Từ trước đến nay, mọi công việc đều được giải quyết tại cơ quan nên anh khá bị động với lối làm việc mới. Gia đình có bốn người nhưng chỉ có một cái máy tính xách tay, nên éo le là hai người con cần dùng để học online, trong khi vợ chồng cũng cần để xử lý công việc cơ quan. Trong khi đó, hiện tại các cửa hàng điện lạnh đã đóng cửa, việc mua thêm máy tính rất khó và ngay cả phương án mượn bạn bè cũng bất khả thi do ai cũng có nhu cầu sử dụng.

Để khắc phục, vợ chồng anh đành chia thời gian làm trên một máy cho cả bốn người. Nghĩa là phải có người làm lúc những người khác đã ngủ.

Trong đợt dịch COVID-19, phương thức làm việc từ xa là một phương thức làm việc hiệu quả để thực hiện mục tiêu cách ly toàn xã hội. Ảnh mang tính minh hoạ

Chị Bùi Thị Hằng (ở quận Thanh Xuân, Hà Nội ) lại gặp vấn đề khác. Từ trước đến nay, chị vốn là người không giỏi về công nghệ, nhưng hiện tại, mọi cuộc họp trao đổi về công việc đều phải sử dụng những ứng dụng hội thoại có hình mới như Zoom, Hangouts, Teams của Microsoft. Chị Hằng phải “cầu cứu” cậu con trai 15 tuổi mỗi khi gặp khó khăn. Bên cạnh đó, tình trạng mạng internet chập chờn cũng làm gián đoạn hay ảnh hưởng đến chất lượng các cuộc họp.

Thêm một bất tiện khác, như chia sẻ của chị Hồng Hạnh, hiện đang làm tại một công ty bất động sản ở Hà Nội, thì làm việc trực tuyến có thể giúp hạn chế thời gian đi lại trên đường. Tuy nhiên, làm việc ở nhà rất khó tập trung, hiệu quả công việc không cao, do vừa phải làm việc, vừa phải lo chuẩn bị bữa ăn cho gia đình và  phải giám sát con cái học hành.

Chỉ thị 16 của Chính phủ yêu cầu chuyển đổi hình thức làm việc đã khiến không ít doanh nghiệp lúng túng. Một số doanh nghiệp, đơn vị lâu nay chưa quan tâm đến ứng dụng công nghệ thông tin rơi vào tình trạng bị động. Những cuộc họp trực tuyến được thực hiện trên những ứng dụng miễn phí được vội vàng sử dụng mà thiếu sự kiểm chứng về độ an toàn và bảo mật.

Tình trạng chung  ở những cơ quan, đơn vị vẫn “quen” hình thức quản lý công việc theo kiểu truyền thống, “nặng” về trình duyệt, ký giấy tờ vẫn phải bố trí bộ phận văn phòng thường xuyên có mặt tại cơ quan để xử lý công việc, có thể gọi là “bán trực tuyến”.

Lý do nữa, đội ngũ nhân viên ở nhiều nơi chưa được tiếp cận những công cụ làm việc online, thiếu những kỹ năng về công nghệ là những rào cản khi chuyển đổi hình thức làm việc. Trong khi nhiều cán bộ quản lý của họ khá lúng túng trong việc lập kế hoạch, giao việc  và tổ chức đánh giá kết quả thực hiện công việc cho nhân viên theo phương thức làm việc từ xa ...

Những điểm sáng  

Dường như các doanh ở khối tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài có phần chủ động  hơn với làm việc từ xa (làm việc trực tuyến). Đặc biệt, những doanh nghiệp chủ động với việc chuyển đổi số đã gần như thích nghi ngay với những sự cố bất ngờ như COVID-19.

Ngay từ đầu tháng 3,  Công ty TNHH A có nhà máy đặt tại KCN Việt Nam - Singapore, tại KCN Bình Dương  đã sớm lên những phương án, kế hoạch làm việc cho các bộ phận, phòng ban của công ty theo từng diễn biến của dịch Covid 19. Toàn bộ khối văn phòng được công ty này  bố trí làm việc online tại nhà từ cách đây hơn một tháng. Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm cài đặt, chuẩn bị trang thiết bị cung cấp cho các nhân viên. Đối với những cá nhân không có laptop, công ty đã cho phép mang ổ CPU từ máy tính công ty về nhà, kết nối với vô tuyến là có thể làm việc tại nhà. Ngay cả điện thoại trực tổng đài cũng được cài đặt trên máy tính để nhân viên có thể trả lời từ nhà.

Nổi tiếng trong lĩnh vực công nghệ, Công ty Công nghệ Việt Nam ứng dụng những phần mềm, ứng dụng công nghệ vào làm việc trực tuyến từ nhiều năm nay.  Họ kịp xây dựng một hệ thống mạng nội bộ và liên tục được cập nhật những ứng dụng mới để phục vụ cho công tác giao việc, họp hành trực tuyến. Dù cho lãnh đạo đang ở bất cứ đâu, cũng có thể dễ dàng kiểm tra, đánh giá, hỗ trợ và phê duyệt công việc trên internet mà không nhất thiết phải gặp mặt.

Nhiều quốc gia trên thế giới đã cho phép người lao động làm việc trực tuyến từ nhiều năm nay. Đặc biệt, khi dịch Covid 19 lan rộng ra trên 200 quốc gia trên thế giới, nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn đã cho nhân viên làm việc trực tuyến tại nhà, trong đó có các tập đoàn lớn như Amazon, Facebook, Google và Microsoft …

Ngay trong việc thiết kế đồ họa, các nhân viên ở các thành phố khác nhau vẫn có thể cùng thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh cùng một lúc. Bộ phận phụ trách kĩ thuật của công ty phụ trách toàn bộ hệ thống (phần cứng và phần mềm), hàng quý thường có những buổi tập huấn, hướng dẫn cho nhân viên công ty về các sản phẩm công nghệ mới được đưa vào sử dụng trong làm việc trực tuyến.

Anh Hoàng Văn Dũng, nhân viên một công ty công nghệ đa quốc gia có chi nhánh ở TP.HCM, đã quá quen với việc làm trực tuyến từ nhiều năm nay nên không bị ảnh hưởng bởi Chỉ thị 16. Theo anh Dũng, hiện tại để làm việc trực tuyến, các đơn vị thường phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau: ứng dụng để họp trực tuyến, ứng dụng quản lý giao việc nội bộ, lập trình… Các công ty đa quốc gia, những công ty nước ngoài rất chú trọng đầu tư về hạ tầng công nghệ. Họ sẵn sàng đầu tư về nguồn lực, xây dựng những kế hoạch, chiến lược cho từng giai đoạn và kế hoạch dài hạn để hoàn thiện những phần mềm làm việc riêng cho công ty.

Điều quan trọng, là người đứng đầu doanh nghiệp, công ty có tư duy đưa tiêu chí quản lý chất lượng, hiệu quả làm việc lên hàng đầu và  sẵn sàng tiếp nhận, trải nghiệm những ứng dụng công nghệ mới vào trong quản lý.

 Cơ quan công quyền cần đi đầu

Dịch COVID-19 và đặc biệt Chỉ thị 16 của Chính phủ yêu cầu thực hiện giãn cách xã hội đã buộc nhiều cơ quan, đơn vị phải nhanh chóng chuyển sang làm việc trực tuyến. Tuy nhiên, theo các chuyên gia, đây cũng là cơ hội để các cơ quan công quyền phải ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông tin vào trong quản lý.

Bởi sự ứng dụng công nghệ số không chỉ giảm thời gian, giảm nhân lực, chi phí... nuôi bộ máy công quyền đang rất thừa người, mà còn là biện pháp trực tiếp chống gây phiền hà, chống tham nhũng có  hiệu quả cao. Nó sẽ  buộc nền hành chính phải minh bạch từ việc  để người dân có thể ở nhà thực hiện khai và nộp thuế, cho đến các bước xin cấp phép xây dựng trực tuyến... Bởi số hoá hành chính công không cho phép “cài cắm những lắt léo” trong vô số văn bản quản lý, khiến người dân không sao thực  nổi và họ lại  buộc phải gặp trực tiếp từng nhân viên của bộ máy để xin hướng dẫn, giải quyết. Và thế là “cái bẫy tham nhũng vặt” lại giương lên.

Lưu lượng sử dụng Internet tại các khu vực cách ly tập trung trong cả nước, trong tháng 3.2020 tăng đột biến tới 90% so với tháng 2.2020, tập trung chủ yếu vào lưu lượng từ các ứng dụng hội nghị, làm việc trực tuyến, dạy và học trực tuyến, giải trí trực tuyến. Dịch COVID-19 đang tạo ra một “cú hích” để khởi tạo cuộc sống số.

Để khẳng định có thể thúc đẩy các cơ quan, doanh nghiệp và các cơ quan công quyền thực hiện làm việc trực tuyến, một vị đại diện Hiệp hội Internet Việt Nam  cho biết: “Hạ tầng công nghệ thông tin hiện nay của Việt Nam đủ đáp ứng nhu cầu làm việc và học tập trực tuyến. Bởi thực tế, người sử dụng hiện mới dùng khoảng cao nhất là đến 90% dung lượng băng thông. Đến nay, các doanh nghiệp viễn thông trong nước đã phát triển được công nghệ 3G, 4G  thậm chí 5 G, và đưa hệ thống cáp quang đến được từng hộ gia đình.

Mặt khác, tỷ lệ người dân tiếp cận và sử dụng internet của Việt Nam ở mức cao, năm 2019 có tới 64 triệu người sử dụng internet hàng ngày - đây cũng là một điều kiện thuận lợi để có thể thúc đẩy làm việc trực tuyến.”

Tất nhiên phương thức làm việc trực tuyến mang lại vô số ích lợi, giúp từng  người lao động nâng cao ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm đối với công việc, kích thích sự tìm tòi sáng tạo... không chỉ là giải pháp tạm thời trong giai đoạn hiện nay, mà còn là xu hướng làm việc tất yếu trong kỷ nguyên kỹ thuật số. Nhưng để đưa cả đoàn tầu xã hội Việt Nam vào  kỷ nguyên đó,  cần có đầu tầu, đó chính là các cơ quan công quyền của chúng ta.

Minh Hân